Das Unternehmen UMETA ist einer der größten Anbieter für Abschmiertechnik und Drehteilefertigung in Deutschland. Die historisch gewachsenen Produktions- und Organisationsstrukturen stießen angesichts der wachsenden Produktvielfalt und -menge zunehmend an ihre Grenzen. Die Folge: Ineffiziente Abläufe und Kommunikationsdefizite zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen sorgten für hohe Ausschussquoten und Qualitätsmängel.

Das Unternehmen nutzte den PIUS-Check der Effizienz-Agentur NRW, um neben der Verbesserung des Rüstprozesses der Maschinen die Ablauforganisation und Betriebskommunikation grundlegend zu modernisieren. Beratungspartner im Projekt war die Unternehmensberatung Reinhold Kruse GmbH.

Die Verbesserung des Rüstprozesses war ein erster wichtiger Schritt: Rund zwei Prozent Materialeinsparung pro Jahr – rund 19.400 kg – konnten durch eine Effizienzsteigerung in der spanabhebenden Fertigung realisiert werden.

Die Prozessanalyse der EFA deckte aber auch in den der Fertigung vorgelagerten Prozessen Potenziale auf. Infolge des PIUS-Checks verbesserte das Unternehmen die Zusammenarbeit von Vertrieb und Produktion. So werden benötigte Ausrüstungen und Maschinen heute schon bei der Angebotserstellung detailliert aufgelistet. Dadurch können z. B. Werkzeuge für Sonderdrehteile frühzeitig geordert werden: Fertigungsfehler durch den Einsatz unpassender Maschinen oder Werkzeuge werden somit vermieden.

Möglich wurde dies durch die Anpassung der bestehenden ERP-Software. Dokumente, wie z. B. Zeichnungen, können heute eingescannt und mit dem jeweiligen Angebot verknüpft werden. Anfragen und Angebote werden mit einem Status versehen, sodass der Durchlauf besser verfolgt werden kann.

Ein weiterer wichtiger Ansatzpunkt war die Verbesserung der Lager- und Versandorganisation. In der Vergangenheit kam es zu Fehlsendungen und daraus resultierenden Nachlieferungen oder gar Neuproduktionen. Ungleichmäßige Auftragsverteilungen führten zu Stress und Fehlern in den Stoßzeiten. Eine bessere Verteilung des Monatsumsatzes auf die einzelnen Wochen entlastet heute die Mitarbeiter.

Grundlegend neu organisiert wurde die Arbeitsvorbereitung. So wurden Vorgehensweisen zur Optimierung der Maschinenauswahl und des Auftragsaufkommens erarbeitet und Anpassungen in der IT vorgenommen. Heute kann UMETA z. B. Sicherheitsbestände von Materialien auf Basis des Verbrauchs der vergangenen zwölf Monate errechnen. Die Optimierung der Arbeitsplatzgestaltung und -ausstattung sowie eine verbesserte Kennzeichnung der Stellplätze leisteten ebenfalls einen wichtigen Beitrag zur Verringerung der Ausschussquoten. Auch die Transparenz über die durchzuführenden Wareneingangsprüfungen wurde erhöht. Qualitätsabweichungen können so frühzeitiger entdeckt werden.

Infolge der Organisationsverbesserungen senkte UMETA nochmals den Materialeinsatz um 2,5 Prozent. Insgesamt investierte das Unternehmen 22.400 Euro in das Maßnahmenpaket. Prozess- und Organisationsverbesserungen führten zu jährlichen Einsparungen von 40 Tonnen Material im Wert von ca. 52.300 Euro.

Die PIUS-Check-Beratung wurde anteilig mit EU-Fördermitteln aus dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) in Form eines Zuschusses unterstützt.